Im Projekt werden alle benötigten Daten für die anstehende Aufgabe hinterlegt. Weiter können Sie den Fortschritt des Projektes, die Buchungen Ihrer Ressourcen und andere wichtige Informationen einsehen. Eine praktische Funktion ist es, dass Sie die Fakturierbaren Stunden auf das Projekt begrenzen können. Des weiteren können Sie Unterprojekte erstellen, um das Projekt übersichtlicher zu gestalten.
Für spätere Auswertungen werden die Abschnitte "Projektcontrolling" sowie "Geschätzer Projektaufwand" verwendet. Desweiteren geben Berichte eine Möglichkeit, Aufwände auszuwerten.
| Feldbezeichnung: | Beschreibung: |
|---|---|
| Übergeordnetes Projekt | Über dieses Suchfeld wird eine Baumstruktur im CRM erstellt. Diese kann grafisch im Projektbaum angezeigt werden |
| Projektname | Vergeben sie händisch Projektnamen oder erstellen sie eigene Workflows, welche dies erledigen |
| Projektnummer | Vergeben sie händisch eine Projektnummer oder erstellen sie eigene Workflows für diese Aufgabe |
| Kunde | Verknüpfung zu ihrem Kunden für dieses Projekt |
| Statusgrund | Aktivieren sie ein Projekt, damit darauf gebucht werden kann |
| Anfang | Startdatum festlegen |
| Ende | Wenn ein Enddatum vorhanden ist, kann dieses vergeben werden |
| Währung | Wird für eine spätere Rechnungsstellung angegeben |
| Vereinbarter Stundensatz | Wurde ein einheitlicher Stundensatz vereinbart, kann dieser hier für die Ressource angegeben werden |
| Beschreibung | Um ein Projekt noch genauer zu beschreiben, können weitere Angaben im Textfeld eingetragen werden |
| Beschränkung der Buchungsart | Wird die Buchungsart eingeschränkt, sind nur unter dem Punkt "Zulässige Buchungstypen" eingetragene Buchungen erlaubt |
| Standard Buchungsart | Der hier hinterlegte Wert wird automatisch bei einer Buchung vorbelegt |
| Kategorie | Spezifizieren sie die Art des Projekts für spätere Auswertungen |
| Geschätzter Projektaufwand [Std.] | Hinterlegen sie fest geplante Aufwände, soweit bekannt |
| Überbuchbar | Soll auf das Projekt nach dem erreichen des geschätzten Aufwandes weiterhin gebucht werden können |
| Projektaufwand [Std.] | Gibt an, was auf der Projektstruktur als Restaufwände von den Ressourcen geschätzt wird |
| Gesamt geschätzter Restaufwand für Unterprojekte | Um die geschätzten Restaufwände auftrennen zu können, werden hier nur die Unterprojekte betrachtet |
| Projektmanager | Der Hauptansprechpartner des Projektes und Verantwortliche für den Genehmigungsprozess |
| Kontaktperson | Der Kundenansprechpartner |
Es gibt mehrere verschieden Möglichkeiten ein Projekt anzulegen. Wir empfehlen Ihnen hierzu unser Gantt Modul.
Sie können, jedoch auch ein Projekt über das Formular erstellen, dazu gehen Sie auf Projekte und klicken Sie auf Neu. Nun öffnet sich ein leeres Projektformular. Geben Sie Ihrem Projekt einen Namen. Füllen Sie ebenfalls alle anderen Pflichtfelder aus und klicken Sie auf Speichern um das Projekt zu speichern. Sobald das Projekt gespeichert ist, können Sie Ressourcen dem Projekt zuweisen und Unterprojekte erstellen.
Bei einem Festpreis Projekt können Sie einen definierten Preis für das Projekt festlegen.
Hierbei handelt es sich um ein Projekt das nach den geleisteten Stunden abgerechnet wird.
Sie können Leistungs/Abrechnungspositionen nutzen um Festpreis Projekte in mehreren Raten in Rechnung zu stellen. Zum Beispiel am Beginn des Projekts und bei Abschluss des Projekts. Hierzu legen Sie zwei Leistungs/Abrechnungspostionen zum gewünschten Start- und Enddatum an. Sie können eine Leistungs/Abrechnungsposition auch dazu benutzen, Spesen wie Fahrtkosten Ihrem Auftraggeber in Rechnung zu stellen.
Um einen Leistungs/Abrechnungsposition zu erstellen, müssen Sie die Rolle eines Projektmanagers innehaben.
Um eine Leistungs/Abrechnungsposition zu erstellen, rufen Sie das gewünschte Projekt auf und gehen Sie in der Navigationsleiste auf Leistungs/Abrechnungspositionen.
Geben Sie dort auf Neue Leistungs/Abrechnungsposition hinzufügen.
Füllen Sie alle Pflichtfelder aus und speichern Sie die Leistungs/Abrechnungsposition ab.
Nun werden alle Spesen, die Ihre Ressourcen innerhalb eines Leistungseintrags auf diese Projekt buchen, automatisch zu dieser Leistungs/Abrechnungsposition hinzugefügt.
ETC ist die Abkürzung für Estimate-to-Complete (Aufwand bis zur Fertigstellung). Mit dieser Funktionen arbeiten viele der proRM Module. Es wird eingesetzt um den geschätzten Stundenaufwand eines Projektes zu beschreiben. Zusätzlich wird dieser Wert eingetragen, um die Arbeitsstunden einer Ressource für ein Projekt zu schätzen.
Um das ETC für ein Projekte ein- oder auszuschalten, öffnen Sie das gewünschte Projekt. Gehen Sie in den Abschnitt Zusatz. Dort haben Sie die Möglichkeit das ETC ein- oder auszuschalten.
Sie können unter Projektcontrolling einstellen, ob Sie eine Beschränkung der Buchungsart möchten. Wenn dies der Fall ist, können Sie unter Zulässige Buchungsart definieren, welche Buchungstypen auf das Projekt buchen können.
Ein Beispiel: Sie haben ein Projekt für den Urlaub Ihrer Ressourcen. Hier ist es sinnvoll, den Buchungstyp auf Urlaub zu beschränken, sodass keine Missverständisse entstehen.
In der Buchungsart wird festgelegt, wie die internen Buchungstypen benannt und verrechnet werden.
| Feldbezeichnung: | Beschreibung: |
|---|---|
| Client Name | Anzeigename für die Leistungsbuchung |
| Definition | gibt an ob dieser Typ verrechnet werden kann |
Um die Buchungsart zu beschränken muss im Projekt bei Beschränkung der Buchungsart: Ja ausgewählt werden. Anschließend rufen Sie in der Navigationsleiste Zulässige Buchungsarten anzeigen auf. Hier können Sie die Buchungsarten hinzufügen, auf welche gebucht werden sollen. Nun speichern Sie die Änderungen in Ihrem Projekt ab.
Sollen verschachtelte Projektstrukturen verwendet werden, können einem Projekt im Menüpunkt Unterprojekte neue Projekte zugewiesen werden.
Somit wird ermöglicht, Projekte entsprechend zu strukturieren.
Mithilfe des Projektbaumes kann schnell und einfach auf verschachtelte Projekte zugegriffen werden. Ebenfalls wird direkt dargestellt, welche Projektressourcen beteiligt sind und zu welchem Kunden, laufende Projekte gehören. Für weitere Informationen zum Projektbaum folgen Sie bitte diesem Link.
| Feldbezeichnung: | Beschreibung: |
|---|---|
| Name der Projektressource | Dieses Feld wird automatisiert vorbelegt indem es den Namen der Ressource um das zugehörige Projekt erweitert. |
| Ressource | Die zugewiesene Ressource |
| Projekt | Das zugewiesene Projekt |
| Anfang | Start der Dauer, wie lange die entsprechende Ressource dem Projekt zugeordnet ist |
| Ende | Enddatum des Zeitraums, wie lange die Ressource dem Projekt zugeordnet ist |
| Währung | Wird für eine spätere Verrechnung verwendet |
| Stundensatz | Hinterlegt einen Stundensatz für die Ressource, der diesem Projekt angehört |
| Geschätzter Aufwand | Hier kann ein gelanter Aufwand für die Ressource hinterlegt werden |
| Gesamtaufwand | Zeigt die bereits erbrachte Leistung der Projektressource auf das Projekt an |
| Geschätzter Restaufwand | Gibt den erwarteten Restaufwand der Projektressource an |
Ähnlich wie bei der Erstellung eines Projektes haben Sie auch hier bei der Erstellung einer neuen Projektressource die Möglichkeit das Gantt Modul zu nutzen.
Des weiteren können Sie das Skill Management, die Projekt Planung, die Auslastung, oder auch das Standartformular nutzen.
Zu empfehlen ist aufgrund der Einfachheit und der Schnelle allerdings eine der genannten Applikationen. Um eine Ressource mithilfe des Formulars zu einem Projekt zuzuweisen, rufen Sie das gewünschte Projekt auf und gehen sie auf Projektressourcen. Gehen Sie dort auf Neue Projektressource hinzufügen. Nun alle Pflichtfelder ausfüllen, fertig!
Alle Ressourcen, die in diesem Projekt arbeiten, werden mit einem Stundensatz und einem geplanten Aufwand dem Projekt hinzugefügt.
Somit ist es möglich, jede Projektressource im Detail zu hinterlegen.
Buchungen sind gebuchte und genehmigte Leistungseinträge die noch nicht in Rechnung gestellt wurden. Sie können alle Buchungen auf ein Projekte einsehen, wenn Sie das gewünschte Projekt anwählen und auf Buchungen klicken. Weiterhin können Sie die Buchungen und Spesen einer bestimmten Projektressource einsehen. Dazu gehen Sie auf Projektressourcen und wählen die gewünschte Ressource aus. In der Projektressource sind unter Buchungen alle Leistungseinträge der Ressource auf dieses Projekt zu finden. Unter Spesen werden Sie alle gebuchten Spesen der Ressource auf dieses Projekt finden.
Erfasste Leistungen der Projektressourcen können in den Listenansichten angezeigt und eingesehen werden.
| Feldbezeichnung: | Beschreibung: |
|---|---|
| Anfang | Beginn der Tätigkeit |
| Pause | Wird eingegeben, wenn eine Pause genommen wurde |
| Ende | Ende der Tätigkeit |
| Dauer [Std.] | Wird ermittelt aus = Ende - Pause - Anfang |
| Verrechenbare Dauer | Diese Zeit wird für die Rechnungsstellung verwendet. Werden z.B. 8 Minuten erfasst, sollen aber 15 Minuten abgerechnet werden, würden unter Verrechenbare Dauer 0,25 eingetragen |
| ETC [Std.] | Der geschätzte Restaufwand der Ressource um die Aufgabe abzuschließen |
| Betreff | Wird bei der Buchung eingetragen |
| Beschreibung | Um eine Tätigkeit näher zu beschreiben, wird dieses Detailfeld verwendet |
| Buchungsart | Über die Buchungsart wird definiert, ob die Leistung abgerechnet werden kann |
| Buchungsstatus | Gibt an, ob die Leistung gebucht/genehmigt/verrechnet worden ist |
| Währung | Dient einer späteren Rechnugnsstellung |
| Rechnung | Wurde die Leistung einer Rechnung zugewiesen, wird diese angegeben |
| Stundensatz | Der hinterlegte Stundensatz der Projektressource auf dieses Projekt |
