en:Project_Management


Projekte

Im Projekt werden alle benötigten Daten für die anstehende Aufgabe hinterlegt. Weiter können Sie den Fortschritt des Projektes, die Buchungen Ihrer Ressourcen und andere wichtige Informationen einsehen. Eine praktische Funktion ist es, dass Sie die Fakturierbaren Stunden auf das Projekt begrenzen können. Des weiteren können Sie Unterprojekte erstellen, um das Projekt übersichtlicher zu gestalten.

11de.jpg

Für spätere Auswertungen werden die Abschnitte "Projektcontrolling" sowie "Geschätzer Projektaufwand" verwendet. Desweiteren geben Berichte eine Möglichkeit, Aufwände auszuwerten.

Feldbezeichnung:Beschreibung:
Übergeordnetes ProjektÜber dieses Suchfeld wird eine Baumstruktur im CRM erstellt. Diese kann grafisch im Projektbaum angezeigt werden
ProjektnameVergeben sie händisch Projektnamen oder erstellen sie eigene Workflows, welche dies erledigen
ProjektnummerVergeben sie händisch eine Projektnummer oder erstellen sie eigene Workflows für diese Aufgabe
KundeVerknüpfung zu ihrem Kunden für dieses Projekt                 
StatusgrundAktivieren sie ein Projekt, damit darauf gebucht werden kann
AnfangStartdatum festlegen
EndeWenn ein Enddatum vorhanden ist, kann dieses vergeben werden
WährungWird für eine spätere Rechnungsstellung angegeben
Vereinbarter StundensatzWurde ein einheitlicher Stundensatz vereinbart, kann dieser hier für die Ressource angegeben werden
BeschreibungUm ein Projekt noch genauer zu beschreiben, können weitere Angaben im Textfeld eingetragen werden
Beschränkung der BuchungsartWird die Buchungsart eingeschränkt, sind nur unter dem Punkt "Zulässige Buchungstypen" eingetragene Buchungen erlaubt
Standard BuchungsartDer hier hinterlegte Wert wird automatisch bei einer Buchung vorbelegt
KategorieSpezifizieren sie die Art des Projekts für spätere Auswertungen
Geschätzter Projektaufwand [Std.]Hinterlegen sie fest geplante Aufwände, soweit bekannt
ÜberbuchbarSoll auf das Projekt nach dem erreichen des geschätzten Aufwandes weiterhin gebucht werden können
Projektaufwand [Std.]Gibt an, was auf der Projektstruktur als Restaufwände von den Ressourcen geschätzt wird
Gesamt geschätzter Restaufwand für UnterprojekteUm die geschätzten Restaufwände auftrennen zu können, werden hier nur die Unterprojekte betrachtet
ProjektmanagerDer Hauptansprechpartner des Projektes und Verantwortliche für den Genehmigungsprozess
KontaktpersonDer Kundenansprechpartner

Ein Projekt anlegen

Es gibt mehrere verschieden Möglichkeiten ein Projekt anzulegen. Wir empfehlen Ihnen hierzu unser Gantt Modul.

Sie können, jedoch auch ein Projekt über das Formular erstellen, dazu gehen Sie auf Projekte und klicken Sie auf Neu. Nun öffnet sich ein leeres Projektformular. Geben Sie Ihrem Projekt einen Namen. Füllen Sie ebenfalls alle anderen Pflichtfelder aus und klicken Sie auf Speichern um das Projekt zu speichern. Sobald das Projekt gespeichert ist, können Sie Ressourcen dem Projekt zuweisen und Unterprojekte erstellen.

Was ist ein Festpreis Projekt?

Bei einem Festpreis Projekt können Sie einen definierten Preis für das Projekt festlegen.

Was ist ein Zeit und Material Projekt?

Hierbei handelt es sich um ein Projekt das nach den geleisteten Stunden abgerechnet wird.

Was ist eine Leistungs- bzw. Abrechnungsposition?

Sie können Leistungs/Abrechnungspositionen nutzen um Festpreis Projekte in mehreren Raten in Rechnung zu stellen. Zum Beispiel am Beginn des Projekts und bei Abschluss des Projekts. Hierzu legen Sie zwei Leistungs/Abrechnungspostionen zum gewünschten Start- und Enddatum an. Sie können eine Leistungs/Abrechnungsposition auch dazu benutzen, Spesen wie Fahrtkosten Ihrem Auftraggeber in Rechnung zu stellen.

Wie erstelle ich eine Leistungs/Abrechnungsposition?

Um einen Leistungs/Abrechnungsposition zu erstellen, müssen Sie die Rolle eines Projektmanagers innehaben.

Um eine Leistungs/Abrechnungsposition zu erstellen, rufen Sie das gewünschte Projekt auf und gehen Sie in der Navigationsleiste auf Leistungs/Abrechnungspositionen.

12de.jpg

Geben Sie dort auf Neue Leistungs/Abrechnungsposition hinzufügen.

13.jpg

Füllen Sie alle Pflichtfelder aus und speichern Sie die Leistungs/Abrechnungsposition ab.

14.jpg

Nun werden alle Spesen, die Ihre Ressourcen innerhalb eines Leistungseintrags auf diese Projekt buchen, automatisch zu dieser Leistungs/Abrechnungsposition hinzugefügt.

Was ist ETC?

ETC ist die Abkürzung für Estimate-to-Complete (Aufwand bis zur Fertigstellung). Mit dieser Funktionen arbeiten viele der proRM Module. Es wird eingesetzt um den geschätzten Stundenaufwand eines Projektes zu beschreiben. Zusätzlich wird dieser Wert eingetragen, um die Arbeitsstunden einer Ressource für ein Projekt zu schätzen.

Wie schalte ich das ETC für ein Projekt ein/aus?

Um das ETC für ein Projekte ein- oder auszuschalten, öffnen Sie das gewünschte Projekt. Gehen Sie in den Abschnitt Zusatz. Dort haben Sie die Möglichkeit das ETC ein- oder auszuschalten.

Zulässige Buchungstypen

Sie können unter Projektcontrolling einstellen, ob Sie eine Beschränkung der Buchungsart möchten. Wenn dies der Fall ist, können Sie unter Zulässige Buchungsart definieren, welche Buchungstypen auf das Projekt buchen können.

Ein Beispiel: Sie haben ein Projekt für den Urlaub Ihrer Ressourcen. Hier ist es sinnvoll, den Buchungstyp auf Urlaub zu beschränken, sodass keine Missverständisse entstehen.

Buchungsart.png

In der Buchungsart wird festgelegt, wie die internen Buchungstypen benannt und verrechnet werden.

Feldbezeichnung:Beschreibung:
Client NameAnzeigename für die Leistungsbuchung 
Definitiongibt an ob dieser Typ verrechnet werden kann

Wie erstelle ich eine Buchungsarten beschränkung?

Um die Buchungsart zu beschränken muss im Projekt bei Beschränkung der Buchungsart: Ja ausgewählt werden. Anschließend rufen Sie in der Navigationsleiste Zulässige Buchungsarten anzeigen auf. Hier können Sie die Buchungsarten hinzufügen, auf welche gebucht werden sollen. Nun speichern Sie die Änderungen in Ihrem Projekt ab.

Unterprojekte

Sollen verschachtelte Projektstrukturen verwendet werden, können einem Projekt im Menüpunkt Unterprojekte neue Projekte zugewiesen werden.

Somit wird ermöglicht, Projekte entsprechend zu strukturieren.

Projektbaum

Mithilfe des Projektbaumes kann schnell und einfach auf verschachtelte Projekte zugegriffen werden. Ebenfalls wird direkt dargestellt, welche Projektressourcen beteiligt sind und zu welchem Kunden, laufende Projekte gehören. Für weitere Informationen zum Projektbaum folgen Sie bitte diesem Link.

15de.jpg

Projektressourcen

12.jpg

Feldbezeichnung:Beschreibung:
Name der ProjektressourceDieses Feld wird automatisiert vorbelegt indem es den Namen der Ressource um das zugehörige Projekt erweitert. 
RessourceDie zugewiesene Ressource
ProjektDas zugewiesene Projekt 
AnfangStart der Dauer, wie lange die entsprechende Ressource dem Projekt zugeordnet ist 
EndeEnddatum des Zeitraums, wie lange die Ressource dem Projekt zugeordnet ist 
WährungWird für eine spätere Verrechnung verwendet
StundensatzHinterlegt einen Stundensatz für die Ressource, der diesem Projekt angehört 
Geschätzter AufwandHier kann ein gelanter Aufwand für die Ressource hinterlegt werden 
GesamtaufwandZeigt die bereits erbrachte Leistung der Projektressource auf das Projekt an
Geschätzter RestaufwandGibt den erwarteten Restaufwand der Projektressource an 

Wie weise ich eine Ressource zu einem Projekt zu?

Ähnlich wie bei der Erstellung eines Projektes haben Sie auch hier bei der Erstellung einer neuen Projektressource die Möglichkeit das Gantt Modul zu nutzen.

Des weiteren können Sie das Skill Management, die Projekt Planung, die Auslastung, oder auch das Standartformular nutzen.

Zu empfehlen ist aufgrund der Einfachheit und der Schnelle allerdings eine der genannten Applikationen. Um eine Ressource mithilfe des Formulars zu einem Projekt zuzuweisen, rufen Sie das gewünschte Projekt auf und gehen sie auf Projektressourcen. Gehen Sie dort auf Neue Projektressource hinzufügen. Nun alle Pflichtfelder ausfüllen, fertig!

Zugewiesene Projektressourcen

Alle Ressourcen, die in diesem Projekt arbeiten, werden mit einem Stundensatz und einem geplanten Aufwand dem Projekt hinzugefügt.

Somit ist es möglich, jede Projektressource im Detail zu hinterlegen.

Buchungen

Buchungen sind gebuchte und genehmigte Leistungseinträge die noch nicht in Rechnung gestellt wurden. Sie können alle Buchungen auf ein Projekte einsehen, wenn Sie das gewünschte Projekt anwählen und auf Buchungen klicken. Weiterhin können Sie die Buchungen und Spesen einer bestimmten Projektressource einsehen. Dazu gehen Sie auf Projektressourcen und wählen die gewünschte Ressource aus. In der Projektressource sind unter Buchungen alle Leistungseinträge der Ressource auf dieses Projekt zu finden. Unter Spesen werden Sie alle gebuchten Spesen der Ressource auf dieses Projekt finden.

Erfasste Leistungen der Projektressourcen können in den Listenansichten angezeigt und eingesehen werden.

16de.jpg

Feldbezeichnung:Beschreibung:
AnfangBeginn der Tätigkeit
PauseWird eingegeben, wenn eine Pause genommen wurde
EndeEnde der Tätigkeit
Dauer [Std.]Wird ermittelt aus = Ende - Pause - Anfang
Verrechenbare DauerDiese Zeit wird für die Rechnungsstellung verwendet. Werden z.B. 8 Minuten erfasst, sollen aber 15 Minuten abgerechnet werden, würden unter Verrechenbare Dauer 0,25 eingetragen
ETC [Std.]Der geschätzte Restaufwand der Ressource um die Aufgabe abzuschließen
BetreffWird bei der Buchung eingetragen
BeschreibungUm eine Tätigkeit näher zu beschreiben, wird dieses Detailfeld verwendet
BuchungsartÜber die Buchungsart wird definiert, ob die Leistung abgerechnet werden kann
BuchungsstatusGibt an, ob die Leistung gebucht/genehmigt/verrechnet worden ist 
WährungDient einer späteren Rechnugnsstellung
RechnungWurde die Leistung einer Rechnung zugewiesen, wird diese angegeben 
StundensatzDer hinterlegte Stundensatz der Projektressource auf dieses Projekt