Mithilfe dieses Moduls können Sie sich Projekte für einen oder mehrere Kunden, sowie deren zugeordnete Ressourcen anzeigen lassen. Zudem können Sie neue Projekte und Unterprojekte erstellen, verschieben und löschen. Des weiteren werden Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks einem Projekt zugewiesen. Nicht nur das, Sie können über das Feld Vorgänger eine Abhängigkeit zwischen Projekten, Prjojektphasen und Arbeitspaketen erstellen. Falls Sie eine bestimmte Projektstruktur wiederholt benötigen, können Sie entweder diese Projektstruktur direkt aus dem Gantt Modul speichern oder eine bestehende Struktur importieren. Hierbei können Projektvorlagen aus dem Projekt Vorlageneditor importiert werden, oder Vorlagen aus MS Project.
Alle notwendigen Informationen zu einem Projekt erhalten Sie, sobald Sie den gewünschten Kunden aufrufen. Als Standardeinstellung werden alle von Ihnen betreute Projekte mit allen verfügbaren Informationen zu den Projekten angezeigt. Diese Ansicht kann selbstverständlich intuitiv und je nach bedarf angepasst werden.
Übersicht: Gantt Modul
| linke Navigationsleiste | Mithilfe dieser Button können Sie Projekte und Unterprojekte erstellen, löschen und bewegen. Zusätzlich ist es möglich über den Button Export die Ansicht als *.xml Datei zu exportieren. |
| Firma wählen | Wählen Sie die Firma, in deren Auftrag Projekte ausgeführt werden. Es ist ebenfalls möglich mehrere Firmen zu wählen. |
| Startdatum der Anzeige | Startdatum des Gantt Charts. |
| Zoom | Der Schieber ermöglicht eine individuelle Größeneinstellung des Gantt Charts. |
| Projektaufgaben | Projektressourcen können ein- oder ausgeblendet werden. |
| Info Projektdetails | Projektinformationen sind ein- oder ausgeblendet. |
| Gantt Diagramm | Gantt Ansicht ist ein- oder ausgeblendet. |
Um das Modul nutzen zu können, müssen Sie zuerst eine Firma auswählen. Hierzu klicken Sie in die Leiste Firma wählen und tippen den Namen der Firma ein bzw. die Namen der Firmen. Es besteht auch die Möglichkeit das Look-Up zu öffnen, wo Sie aus der Suchansicht Firma, Ihre gewünschte Firma wählen können. Wenn Sie mehrere Firmen auswählen möchten, markieren Sie hier eine Firma und klicken Sie auf den Hinzufügen-Button. Sobald Sie die Firma ausgewählt haben, drücken Sie auf OK, um das Fenster wieder zu schließen und Ihre Auswahl zu bestätigen. Wenn Sie nun auf Aktualisieren klicken, wird Ihnen die ausgewählte Firma und die darunterliegenden Projekte im Bereich Projektinformation angezeigt. Bestehende Projekte werden Ihnen im rechten Bereich Gantt als Balken abgebildet. Wie in einem Projektbaum können Sie sich nun bis auf die unterste Ebene, die Projektressource, alles darstellen lassen.
Mit unserer nahtlosen Integration von allen proRM Modulen in CRM, können Sie auf persönliche Suchansichten, die Sie erstellt haben innerhalb des Look-Ups zugreifen. Dies ist besonders hilfreich bei der Suche nach einem bestimmten Projekt. Weitere Informationen finden dazu Sie unter "CRM". in unserem Wiki.
Ansicht beim Laden der Firma
Sie können die Ansicht jederzeit verändern. Grundsätzlich sind alle Elemente des Gantt Moduls aktiviert. Wenn Sie die Projekte aufklappen sehen Sie die Mitarbeiter welche dem Projekt zugewiesen sind. Falls Ihre Mitarbeiter bereits Zeit auf das Projekt gebucht haben, können Sie den Fortschritt des Projekts am grünen Balken im Projektbalken sehen.
Weiter haben Sie eine Vielzahl von Informationen hinter dem Projekt:
| Projekt Name | Hier wird der Name der Firma und der Projekte angezeigt. |
| Vorgänger | In dieser Spalte können Sie definieren, ob- und mit welchen Projekten das Projekt in Verbindung steht. |
| Vorgänger Typ | Hier lässt sich der Typ des Vorgängers definieren. O für normale Verbindungen und F für fixierte. |
| Anfang- und Enddatum | Das Anfang- und Enddatum des Projekts. Diese können per Klick in die Felder bearbeitet werden. |
| Kategorie | Zeigt an, ob das angezeigte Element ein Projekt, eine Projektphase, ein Arbeitspaket oder ein Meilenstein ist. |
| Aufwandsschätzung, [Std.] | Dies ist die geschätze Zeit des Projektmanagers zur Bearbeitung des Projekts. |
| Gesamtaufwand, [Std.] | Tatsächlich benötigte Zeit für das Projekt. |
| ETC, [Std.] | Dies ist die geschätzte Zeit des Projektmitarbeiters. Dieser Wert wird eingetragen, wenn der Projektmitarbeiter Zeit auf das |
| Projekt bucht. Die Schätzung des Mitarbeiters wird als Grundlange für die Berechnung des Fortschritts verwendet. | |
| Status | Zeigt an, ob sich das Projekt noch im Budget befindet. |
| Fertigstellung, % | Zeigt an, wie weit das Projek |
Um ein neues Projekt zu erstellen drücken Sie in der linken Navigationsleiste Projekt erstellen. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie alle wichtigen Daten wie Projektname, Buchungsart, Projektmanager, Projektart, Anfang und Ende, die Währung, ob das Projekt vom Typ Zeit und Material oder Festpreis sein soll und noch andere Einstellungen wie die Aktivierung des ETC vornehmen.
Nachdem Sie alle erforderlichen Daten in das Formular eingetragen haben, klicken Sie erstellen und das Projekt wird der Firma automatisch hinzugefügt.
Wenn Sie ein Unterprojekt anlegen möchten, wählen Sie hierzu den Button Unterprojekt erstellen aus. Dieser befindet sich direkt unter dem Projekt erstellen-Button. Es öffnet sich nun eine ähnliche Maske wie bei der Erstellung eines neuen Projektes. Bitte beachten Sie, dass das Projekt das angewählt ist, im Gantt Modul als Vorlage genutzt wird und deshalb bereits Daten, wie Buchungsart und Projektmanager eingetragen sind.
Sie können auch im Nachhinein ein Projekt als Unterprojekt definieren. Gehen Sie dazu auf den Button Einrücken, unterhalb des Löschen Buttons. Sie können diesen Vorgang Rückgängig machen, bzw. ein Unterprojekt als eigenständiges Projekt definieren, indem Sie den Button Ausrücken drücken. Beachten Sie hierbei, dass das Projekt über dem angewählten Projekt als Übergeordnetes Projekt fungiert. Falls ein anderes Projekt als Übergeordnetes Projekt dienen soll, verschieben Sie das Unterprojekt mithilfe der Pfeile nach oben bzw. unten.
Falls das neu erstellte Projekt rot dargestellt werden sollte und nicht auf dem Graphen zu sehen ist, ist das Projekt ungültig. Dies passiert, wenn Sie eines der Felder Projektname, Buchungsart oder Projektmanager bei der Erstellung, leer lassen. Um die fehlenden Daten einzutragen, klicken Sie auf das Projekt. In einem neuem Tab wird nun das Projektformular geöffnet, wo Sie die gewünschten Änderungen und Anpassungen vornehmen können. Nachdem Sie alle notwendigen Änderungen vorgenommen haben, Speichern Sie das Projekt und klicken Sie im Gantt Modul auf Aktualisieren. Der Projektbaum wird nun neu geladen und das davor ungültige Projekt wird nun wieder als gültig angezeigt.
Ein Projekt löschen können Sie mithilfe des Löschen Buttons. Aber Vorsicht: Falls Sie ein Projekt löschen, werden alle Unterprojekte ebenfalls gelöscht. Dies kann nicht Rückgängig gemacht werden.
Projekte, auf welchen bereits Leistungseinträge gebucht worden sind, können nicht gelöscht werden.
Um eine Ressource einem Projekt zuzuweisen, markieren Sie das gewünschte Projekte und gehen Sie auf den Button Projektressource erstellen. Es erscheint eine Eingabemaske bei der Sie den Mitarbeiter angeben müssen. Des weiteren können Sie den Zeitraum, die Aufwandsschätzung und den Stundensatz bestimmen. Der Projektname und die Währung werden im Bezug auf das angewählte Projekt schon vorbelegt.
Sie haben mehrere Möglichkeiten Ihre Ansicht zu verändern.
Legen Sie mithilfe des Startdatums der Anzeige fest, wann die Gantt Anzeige beginnt.
Mit dem Zoom können Sie individuell einstellen ob Sie einzelne Tage, Wochen oder Monate angezeigt bekommen.
Mit Projektressource können Sie die Ressourcen anzeigen oder ausblenden.
Mit dem Info Projekdetails können Sie Detailinformationen zu den Projekten ein/ausblenden. Wenn die Detailinformationen ausgeblendet sind, wird ausschließlich der Projektbaum angezeigt.
Mit der Schaltfläche Gantt kann die Gantt Anzeige aus- und eingeschaltet werden.
Der Projektpuffer ermöglicht Ihnen individuell einzustellen, ab wann eine Überschneidung von Projekten als kritisch angezeigt wird. Diese Überschneidung lässt sich mit dem Button kritischer Pfad aktualisieren in der linken Navigationsleiste anzeigen.
Wenn Sie ein Projekt erstellen, können Sie dem Projekt eine Projektkategorie angeben. Diese Kategorie können Sie jederzeit verändern, im Gantt Modul ebenso wie im Projekt selbst. Die verschiedenen Kategorien wurden aus MS Projekt übernommen, um eine bessere Übersicht eines Projektverlaufes zu gewährleisten. Wenn Sie Ihr Projekt jedoch nicht in verschiedene Phasen unterteilen möchten, können Sie auch ohne diese Einteilung arbeiten.
Gantt Chart Modul
Die Projektkategorien werden unterschiedlich dargestellt. Zum einen haben die Projektkategorien ein eigenes Icon, zum anderen werden Sie im Gantt in verschiedenen Farben dargestellt. Weitere Informationen zu Projekten und Projektkategorien finden Sie Hier: Projektmanagement.
| Projektkategorie | Erläuterung |
|---|---|
| <a rel="__blank" title="Erklärung zum Begriff "Projekt"" href="http://de.wikipedia.org/wiki/Projekt" target="_blank">Projekt</a> | Ein Projekt ist eine sachlich und zeitlich begrenzte Aufgabe, z. B. die Weiterentwicklung einer Software. |
| <a rel="__blank" title="Erklärung zum Begriff "Projektphase"" href="http://de.wikipedia.org/wiki/Projektphase" target="_blank">Projektphase</a> | Die Projektphase kennzeichnet eine Aufgabe im Projekt, die beendet werden muss, bevor eine neue Phase starten kann. |
| <a rel="__blank" title="Erläuterung zum Begriff "Arbeitspaket"" href="http://de.wikipedia.org/wiki/Arbeitspaket" target="_blank">Arbeitspaket</a> | Dies ist eine Einheit im Projekt, die meist einem Mitarbeiter als Aufgabe übergeben wird z. B. einen Bauplan zeichnen. |
| <a rel="__blank" title="Erläuterung zum Begriff "Milestone"" href="http://de.wikipedia.org/wiki/Meilenstein_(Projektmanagement)" target="_blank">Meilenstein</a> | Ein Meilenstein wird benutzt, um einen wichtigen Punkt im Projekt zu kennzeichnen, z. B. einen wichtigen Abgabetermin. |
Sie können eine Vorlage aus einer bestehenden Projektstruktur erstellen. Dazu gehen Sie auf den Button Projekt als Vorlage speichern, welcher sich in der linken Navigationsleiste befinden. Dieses Template wird als Entität im CRM gespeichert und kann jederzeit wieder in das Gantt Modul geladen werden. Des weiteren haben Sie die Möglichkeit die Vorlage im Projektvorlagen Editor bearbeiten und verwalten.
Es ist Ihnen auch möglich, Vorlagen, die Sie z.B. im Projektvorlagen Editor erstellt haben, in das Gantt Modul zu importieren. Hierzu wählen Sie den Button Projektvorlage importieren aus, nun können Sie auf all Ihre im CRM gespeicherten Projektvorlagen zugreifen. Setzen Sie nun noch die Projektart und das Startdatum fest, bevor Sie eine Projektstruktur einer Firma hinzufügen.
Um Projekte nach MS Project zu exportieren rufen Sie die Firma im Gantt Modul auf und wählen Sie das Projekt, welches Sie exportieren möchten. Gehen Sie danach auf Projekt in MS Project exportieren. Sie werden aufgefordert die Datei als XML zu speichern. Nachdem die Datei gespeichert wurde, können Sie diese in MS Project öffnen.
Mit dem Button Projekt aus MS Project können Sie im Gegenzug alle als XML gespeicherten Projektstrukturen aus MS Project in Ihr CRM System und Ihr Gantt Modul importieren. Wählen Sie hierzu einfach nur die XML-Datei aus, welche Sie importieren möchten.
Die Vorgänger Funktion dient Projekt Managern eine Abhängigkeit zwischen verschiedenen Projekten, Projektphasen und Arbeitspacketen schnellen und einfach zu visualisieren.
Um eine Verbindung zwischen zwei Elementen herzustellen, rufen Sie zuerst den gewünschten Kunden auf. Anschließend suchen Sie die zu verbindenden Elemente heraus und tragen die Nummer des Elementes, dass der Vorgänger des zweiten Elementes ist unter Vorgänger ein.
Des weiteren haben Sie die Möglichkeit zwei Projekte direkt in der Gantt Ansicht, miteinander zu verbinden. Hierzu klicken Sie mit der linken Maustaste auf das gewünschte Vorgänger Projekt und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Ziehen Sie nun unter gedrückter linker Maustaste den entstehenden Pfeil zu dem gewünschten Nachfolge Projekt und lassen sie dort die Maustaste wieder los. Dadurch wurde eine neue Verbindung erstellt. Diese wird standartweiße als Ende-Start Beziehung festgelegt.
Die Nummer von Element 1 (das ist das Element, dass beendet sein muss, bevor das zweite Element starten kann) muss im Feld Vorgänger des Elements 2 eingetragen werden.
Es gibt verschiedene Methoden der Verbindungen zwischen zwei Elementen:
| Vorgänger | Erläuterung |
|---|---|
| Ende zu Start | ist die Standartbeziehung zwischen zwei Projekten und besagt, dass das nachfolgende Projekt startet, sobald das Vorgängerprojekt endet. Kürzel: FS |
| Start zu Start | Das Startdatum des Nachfolgeprojektes ist abhängig vom Startdatum des Vorgängerprojektes. Kürzel: SS |
| Start zu Ende | besagt, dass das Ende des Nachfolgeprojektes in Abhängigkeit vom Start des Vorgängerprojektes steht. Kürzel: SF |
| Ende zu Ende | Beide Enddaten der ausgewählten Projekte sind voneinander abhängig. Kürzel: FF |
Um die verschiedenen Vorgänger einer Verbindung zu bestimmen, tragen Sie das entsprechende Kürzel mit in die Vorgängerspalte mit ein. Die Ende-Start Verbindung würde auch ohne Kürzel auskommen, da diese als Standard festgelegt ist.
Um eine bestehende Verbindung zweier Projekte zu fixieren, klicken Sie in der Gantt Ansicht auf die Verbindung mit einem rechtsklick und wählen Sie Fixieren. Die Verbindung ist nun fixiert, dies bedeutet, dass beide Projekte fest miteinander verbunden sind und sich der Abstand zwischen den jeweiligen Daten nicht mehr durch verschieben eines Projektes verändert. So können Sie auch die Verbindung Löschen oder wieder in von Fixiert in eine Normale Verbindung umwandeln.
Eine weitere Möglichkeit eine bestehende Verbindung zu fixieren ist es, das Kürzel F für fixiert bzw. O für normal, in die Spalte Vorgänger Typ einzutragen.
Der Vorteil bei einer fixierten Verbindung ist, dass Sie einen festen Wert für die Anzahl der Tage angeben können, die zwischen den beiden Projekten liegen.
Die Anzahl der Tage zwischen zwei Projekten können Sie jederzeit individuell bestimmen, indem Sie wiederum in die entsprechende Vorgänger Spalte klicken und dort die entsprechenden Tage hinten mit einem + anhängen.
Beispiel: Für ein Projekt, dessen Startdatum 5 Tage hinter dem Startdatum des Vorgängers(Nummer 3) liegen soll würde dies folgenden Wert bedeuten: 3SS+5
Vollbildmodus und Neuer Tab Um den Vollbildmodus zu aktivieren gehen Sie auf das Symbol mit den Pfeilen nach außen. Diese befindet sich in unmittelbarer Nähe zum Hilfe Button. Direkt daneben finden Sie ein weiteres Symbol mit einem Pfeil der schräg nach oben zeigt. Dieser öffnet das Gantt Modul in einem neuen Tab.
Vorsicht: Wenn Sie einen neuen Tab öffnen, lädt ein leeres Gantt Modul, ohne die geladenen Projekte, welche Sie davor ausgewählt hatten. Für den Vollbildmodus, ist das nicht der Fall.
