Das Zeiterfassungs AddIn wurde in Verknüpfung mit Microsoft Outlook und den Microsoft Dynamics CRM Outlook Client entwickelt. Mit unserem AddIn werden Sie in der Lage sein direkt aus Ihrem Outlook Buchungen zu erstellen. Sie können ebenfalls Buchungen aus Ihren Aktivitäten und Ihren Outlook Terminen erstellen.
Bitte beachten Sie, dass Sie das Zeiterfassungs AddIn nicht ohne den CRM Outlook Client verwenden können.
Um die Anwendung zu installieren, führen Sie die .exe-Datei aus dem entpackten Ordner aus und folgen Sie den Installationsanweisungen.
- Klicken Sie auf Weiter um mit der Installation zu starten
- Lesen und akzeptieren Sie die Endverbraucher-Lizenzvereinbarung und fahren Sie mit dem Weiter Button fort
- Wählen Sie nun als nächstes den Installationspfad aus und klicken Sie auf Weiter. Starten Sie nun die Installation durch einen Klick auf Installieren
- Nachdem die Daten vollständig kopiert wurden und das Programm komplett installiert wurde, schließen Sie das Setup mit einem Klick auf den Fertig Button ab
Das Zeiterfassungs AddIn hat vier Hauptfunktionen, welche Sie zur Ihren Gunsten nutzen können. Sie haben die Möglichkeit Normale Buchungen; Geplante Buchungen und Spesen zu erstellen, sowie vorhandene Buchungen zu bearbeiten.
Es gibt zwei verschiedene Wege eine Normale Buchung zu erstellen. Eine Lösung ist es den proRM Tab in Ihren Outlook zu öffnen.
Um nun eine Buchung zu erstellen, wählen Sie die Schaltfläche Normale Buchung aus. Es öffnet sich ein neues Fenster, in welches Sie alle erforderlichen Daten für Ihre Buchung eintragen können. Dieses neue Fenster hat dieselbe Struktur wie die Buchungsmaske aus der Zeiterfasssung in CRM. Ähnlich wie im CRM können Sie nun einen Betreff, die Start sowie Endzeit und wählen Sie das gewünschte Projekt aus. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit eine Pause, einen ETC-Wert (Estimation To Complete - geschätzter Restaufwand), einen Buchungstyp und eine nähere Beschreibung der Buchung mit anzugeben. Nachdem Sie alle erforderlichen Daten angegeben haben und ein Projekt ausgewählt haben, auf welches Sie buchen möchten, klicken Sie auf Ok um die Buchung zu erstellen.
Darüber hinaus ist es möglich eine Dauerbasierende Buchung zu erstellen. Für dies wählen Sie die Box Dauerbasierend in der Buchungsmaske aus. Sie können nun die Dauer des Leistungseintrages direkt in das dafür vorgesehende Feld eintragen.
Mit unserem Zeiterfassungs AddIn ist es ebenfalls möglich, neue Buchungen aus Aktivitäten und Terminen in Ihren Outlook Kalender bzw. Aktivitäten Liste zu erstellen. Wählen Sie dazu Ihren Kalender im Outlook aus und entscheiden Sie sich für einen Eintrag, aus welchen Sie eine Buchung erstellen möchten. Via Rechtsklick auf den ausgesuchten Eintrag können Sie nun die Funktion Normale Buchung öffnen. Das erstellen der Buchung funktioniert wie oben beschrieben. Der einzigste Unterschied besteht darin, dass Start/Endzeit, sowie eine Beschreibung (falls vorhanden) und der Betreff bereits aus dem Outlook Termin übernommen werden. Sie können aber dennoch in der Buchungsmaske alle Werte und Felder beliebig anpassen. Um aus einer Oultook Aktivität zu buchen, gehen Sie ähnlich vor, wie bei dem Kalendereintrag. Wählen Sie zuerst die gewünschte Aktivität per Rechtsklick aus und öffnen Sie aus dem erscheinenden Menü die Normale Buchung. Tippen Sie die erforderlichen Daten ein, bestimmen Sie das Projekt und klicken Sie auf Ok um die Buchung zu speichern.
Ähnlich wie in unserer Zeiterfassungs Applikation in CRM haben Sie auch hier die Möglichkeit geplante Buchungen zu erstellen.
Im Allgemeinen gehen Sie hierfür genauso vor, als ob Sie eine Normale Buchung anlegen möchten. Wählen Sie in dem proRM Tab oder im Rechtsklick Menü den Punkte Geplante Buchung aus. Die Eingabemaske bleibt wie bei der normalen Buchung gleich.
Mit dem Zeiterfassungs AddIn können Sie auch Buchungen nachträglich bearbeiten. Hierfür wählen Sie den Menüpunkt Buchung bearbeiten aus. Sie finden diesen unteranderem im Tab proRM in Ihren Outlook oder auch im Kontextmenü wenn Sie per Rechtsklick einen Termin oder eine Aktivität auswählen.
Wenn Sie auf Buchung bearbeiten klicken erscheint ein neues Fenster, welches Ihnen in Form eines Projektbaumes alle Projekte, denen Sie zugewiesen sind, anzeigt. Damit dies überschaubar bleibt haben Sie die Möglichkeit den Zeitraum, für den die Projekte angezeigt werden, einzuschränken.
Der Projektbaum zeigt Ihnen auch die erstellten Buchungen mit an. Dort können Sie nun den gewünschten Eintrag auswählen und öffnen. In der Buchungsmaske können Sie nun den Eintrag nach belieben ändern und wieder speichern.
Des Weiteren können Sie über das Zeiterfassungs AddIn auch Ihre Spesen buchen. Wählen Sie hierzu den Button Spesen hinzufügen in dem proRM Abschnitt Ihres Outlooks aus.
In einem neuem Fenster wird Ihnen nun das proRM Spesen Formular angezeigt, wo Sie alle benötigten Daten eintragen können. Für normale Spesen müssen Sie hierzu das geeignete Projekt aus dem Projektbaum auswählen und eine kurze Beschreibung hinterlassen.
Für eine Reise, müssen Sie zu erst den Haken bei Reise setzen, bevor das Reiseformular erscheint, wo Sie Ihre Daten eintragen können. Um erfolgreiche eine Reise zu erstellen, müssen Sie ebenfalls ein Projekt aus dem Projektbaum auswählen und eine Beschreibung hinzufügen. Zudem müssten Sie noch einen Start - und Zielort (Von bzw. Zu), sowie einen Typ - welcher frei wählbar ist - der Reise mit angeben.
Spesen können Sie auch schon in der Buchungsmaske beim erstellen einer Buchung mit erstellen. Klicken Sie hierzu auf das blau hinterlegte Plus in der Buchungsmaske. Die Form zum ausfüllen ist die Gleiche wie oben beschrieben.
Zusätzlich zur Bearbeitung der Buchungen können Sie ausgewählte Einträge auch löschen. Wählen Sie hierzu einfach die Buchung aus, welche Sie löschen möchten und klicken Sie auf den Button Löschen und bestätigen Sie Ihre Entscheidung.
Bitte beachten Sie, dass Sie das Löschen von Einträgen nicht Rückgängig machen können
