In den Administrator Leitfäden finden sie Hilfreiche Informationen zur Verwaltung und Bereitstellung ihres CRM-Systems mit der Verwendung von proRM.
Unter dem Menübereich der Einstellungen können alle proRM-Relevaten Entitäten aufgelistet und Verwaltet werden. Diese wurden logisch in Gruppen unterteilt um ein schnelles Auffinden zu gewährleisten.
Unter dieser Menügruppe können die für proRM notwendigen Lizenzen verwaltet werden. Jeder Anwender muss eine Lizenz für die Nutzung zugewiesen bekommen, damit die Anwendungen benutzt werden können. Diese Zuweisung geschieht über die Auswahl von Sicherheitsrollen welche anschließend auf die CRM-Benutzer verteilt werden. Somit sind staffelungen der erworbenen Lizenzen möglich. Für Mitarbeiter welche erweiterte Funktionen einsetzen müssen, können diese über die Sicherheitsrollen aktiviert werden
Unter dem Lizenzmanager können alle proRM-Lizenzen für alle Unternehmenseinheiten verwaltet werden.
Wenn ihre Testperiode abgelaufen ist oder weitere Lizenzen beötigt werden können diese im Online-Shop erworben werden. Im CRM kann es je nach Browser-Einstellungen passieren dass Webinhalte blockiert und nicht im IFrame dargestellt werden. Prüfen sie daher die Browsereinstellungen wenn die Seite nicht angezeigt werden kann.
Wenn die Einstellungen des Browsers nicht verändert wurden wird beim initialaufruf der Adresse gefragt ob Webinhalte angezeigt werden sollen, da es sich beim Aufruf der Wiki-Seite ebenfalls um eine Webseite handelt sollten sie die Frage mit "immer darstellen" beantworten.
Unter der Menügruppe der 'proRM Administration' können alle Entitäten welche für Konfigurationen verwendet werden eingestellt und verwaltet werden.
Entsprechend der installierten Lösungen können diese von der folgenden Aufzählung abweichen, welche komplett alle Module beschreibt.
Die Buchungsarten werden initial im System benötigt, da diese den Typ der Buchungen beschreibt. Entsprechend der Unternehmensanforderung kann ein freier Name definiert werden und ein Basistyp festgelegt werden. In proRM wird nur der Basistyp "Verrechenbar" mit folgelogik verknüpft und für eine Rechnungsstellung verwendet. Diese Typen können sie frei definieren.
Die Mitarbeitertypen werden dafür verwendet um ihre Mitarbeiter und Ressourcen im System zu unterteilen. Wie bei allen Entitäten im CRM ist es somit im späteren Verlauf möglich Abfragen und Auswertungen auf diese Datensätze zu erstellen. So können Mitarbietertypen wie 'Angestellter' oder 'Azubi' erstellt werden, mit welchen im späteren Betrieb Ressourcenfluss und Belastung ausgewertet werden können.
Ebenfalls können diese Mitarbeitertypen dazu verwendet werden keine 'HR' sondern Material oder Hardware zu verwalten. Wenn sie z.B. Computersysteme vermieten, könnten Ressourcen vom Typ 'Computer' oder 'Netzwerkswitch' erstellt werden.
Unter dem Bereich der Arbeitszeitmodelle können alle Arbeitszeitmodelle der Mitarbeiter zentral eingesehen und verwaltet werden. Diese werden für Mitarbeiter erstellt und finden verwendung für die Auslastungsbetrachtung ihrer Mitarbeiter.
Mit den proRM-Standorten können Mitarbeiter im System auf Standorte verteilt werden. Der Standort findet ebenfalls verwendung in den Projekten und kann auch dazu verwendet werden den Ressourcenfluss in ihrem Unternehmen zu kontrollieren. Die Standorte dienen primär der freien Einteilung ihrer Ressourcen und müssen nicht im System verwendet werden.
Mit den Kostenstellen können der genaue Ressourcenfluss der Mitarbeiter ausgewertet werden. Jedem Mitarbeiter und Projekt können eine Kostenstelle zugewiesen werden, welche mittels Abfragen genau ausgewertet werden können.
Skill Kategorien bilden die Grundeinteilung der Mitarbeiterskills. Diese müssen einmalig im System angelegt werden um die einzelnen Skills zu unterteilen. Die Skill Kategorie besteht aus einem freien Namen welche für Einteilung in Sprache, Programmierung, Softskill, ... nach belieben unterteilt werden kann.
Nach dem erstellen von Skill Kategorien können unter diesem Menüpunkt die Skills im gesamten System verwaltet werden. Der Skill Stamm muss einmalig erzeugt werden und wird anschließend auf die Mitarbeiter entsprechend ihrer Qualifikation zugewiesen (Diese werden ab der zuweisung unter dem Mitarbeiter selbst verwaltet).
Mit den Projektarten können die verschiedenen Typen von Projekten und Wiederkehrenden Projekten eingeteilt werden. So ist es möglich im System Projekte für Marketing (Marketingprojekt) oder Kunden (Kundenprojekt) zu unterteilen. Weiter können die Projekttypen für ein sinnvolles Projektmanagement genutzt werden. Dies gibt später ebenfalls die möglichkeit über Abfragen Ressourcenfluss und Auslastung auszuwerten.
Für die Rechnugnsstellung können unter diesem Menüpunkt verschiedene MwSt.-Sätze im System definiert werden.
In proRM werden die Erworbenen proRM-Lizenzen mittels CRM-Sicherheitsrollen auf die entsprechenden Mitarbeiter verteilt, welche Anwendungen einsetzen sollen.
So ist es möglich trotz einer vielzahl an CRM-Benutzern nur einem kleinen Teil Zugang zu den Anwendungen zu erlauben.
Beim einspielen einer gültigen Lizenz werden zunächst die Standard Sicherheitsrollen für deren Nutzung vorbelegt. Diese schlüsseln sich nach dem Namen der Installierten Lösung auf und beginnen jeweils mit "RM_". Wenn ihr Sicherheitskonzept tiefere Einschränkungen vorsieht können diese voreingestellten Sicherheitsrollen ebenfalls auf eigene umgestellt werden.
Für jede Unternehmenseinheit welche proRM einsetzen soll wird eine Lizenz benötigt, da diese für Unternehmenseinheiten ausgestellt wird. So ist es möglich die Unternehmensstruktur wiederzuspiegeln und Zugriffe auf Anwendungen einzuschränken.
Die betroffenen Unternehmenseinheiten können im CRM unter der Unternehmensverwaltung entnommen werden.
Jeder CRM-Benutzer muss über die Sicherheitsrollen für die Anwendung verfügen, welche für die Anwendung im Lizenzmanager eingestellt worden ist. Zum Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter Leistungseinträge genehmigen muss, benötigt er die Sicherheitsrolle RM_ Bookingmanager. Ohne diese Sicherheitsrolle kann er die Anwendung nicht benutzen.
Wichtig ist, dass das kontingent der erworbenen Lizenzen nicht überschritten werden darf, da sonst alle Lizenzen im System ihre gültigkeit verlieren und die Benutzer keine Anwendung mehr verwenden können.
Jede proRM-Lizenz wird auf CRM-Benutzerebene angewandt. Hier ist es notwendig das Konzept hinter den Unternehmenseinheiten und Sicherheitsrollen zu kennen.
Im CRM 2011 können Mitarbeiter verschiedenen Unternehmenseinheiten zugewiesen werden, jedoch nur einer. Diese kann direkt im geöffneten Mitarbeiter-Formular eingesehen werden.
Für die Nutzung von proRM ist es notwendig dass die CRM-Benutzer einer Unternehmenseinheit zugewiesen worden sind, welche proRM-Lizenzen besitzen.
Für mehrere Benutzer kann die zugehörigkeit zur Unternehmenseinheit mittels Listenansicht und der Schaltfläche "Unternehmenseinheit ändern" für eine Auswahl geändert werden.
Im CRM 2011 können Mitarbeiter eine vielzahl an Sicherheitsrollen besitzen. Die Sicherheitsrollen sind im CRM gemäß der verfügbaren Unternehmenseinheiten gegliedert.
Unter den Mitarbeitern können die vorhandenen Sicherheitsrollen im Navigationsbereich eingesehen und einzeln geändert werden.
Sollen mehreren Mitarbeitern eine vielzahl an Sicherheitsrollen zugewiesen werden, kann dies in der Listenansicht mittels Schaltfläche "Rollen verwalten" geändert werden.
Hierbei ist darauf zu achten dass nur Sicherheitsrollen erfolgreich zugewiesen werden können, wenn diese noch keinem ausgewählten Benutzer zugewiesen worden sind.
Für die Verwendung des proRM werden Zugriffsrechte auf die Entitäten benötigt welche mit Sicherheitsrollen eingestellt werden müssen.
Dafür sind im Produkt Standard Sicherheitsrollen vorgesehen welche verwendet werden können. Bei abweichenden Sicherheitsanforderungen zu den bereitgestellten Sicherheitsrollen wird empfohlen diese zu kopieren und neue Sicherheitsrollen zu erstellen. So ist ein Rücksetzen jederzeit möglich.
Alle bereitgestellten Sicherheitsrollen arbeiten "additiv" und müssen entsprechend den CRM-Benutzern zugewiesen werden.
| proRM security role for CRM | ACCESS TO MODULE? | License Consumption | Specific functionalities / Description |
|---|---|---|---|
| RM | Use of proRM Entities in Sitemap | - | Fundamentally Role to use proRM – should be assigned to every User who should work with proRM |
| RM - Activitymanager - AKV | - | - | Enables permissions to handle the approving process of bookings – needed for Application Approval Manager |
| RM - Administrator | Use of proRM Entities in Sitemap | - | Give full access to all proRM Entities and enables functionality in License Manager |
| RM - Bookingmanager - Buchungsverwalter | Use of proRM Entities in Sitemap | - | Enables Permissions to control the Booking process – needed for Application Tracking Manager |
| RM - Bulk Bookingmanager - MBV | Bulk Booking | - | Enables permissions to rebook bookings – needed for Application “Bulk Booking” (similar to RM - Activitymanager - AKV) |
| RM - Employee - Mitarbeiter | Use of proRM Entities | - | Fundamentally Role to use proRM – should be assigned to every User who should work with proRM |
| RM - Invoicing - Rechnungsstellung | - | - | Enables permissions to handle the Invoicing process |
| RM - Personalmanager - Personalverwalter | - | - | Enables permissions to create/edit Resource |
| RM - Projectmanager - Projektverwalter | - | - | Allows to create new Projects and manage existing Projects |
| RM - Projectmanager Lite - Projektverwalter Reduziert | - | - | Allows to create new Projects and manage existing Projects – only for own Projects |
| RM_Bulk_Booking | Bulk Booking | A Bulk Booking License | Enables permissions to use the Application |
| RM_Employee_Gantt | Resource Gantt | A Employee Gantt License | Enables permissions to use the Application |
| RM_Fast_Time_Track | Fast Tracking | A Fast Time Track License | Enables permissions to use the Application |
| RM_Gantt_Chart | Project Gantt | A Gantt Chart License | Enables permissions to use the Application |
| RM_Invoicing | Invoicing Manager | A Invoicing License | Enables permissions to use the Application |
| RM_Outlook_AddIn | Outlook Tracking | A Outlook AddIn License | Within this Security Role the user will be able to work with the proRM Outlook Addin – provided that the CRM Outlook Addin is installed |
| RM_Project_Cockpit | Project Cockpit (obsolete) | A Project Cockpit License | Enables permissions to use the Application |
| RM_Project_Controlling | Controlling Manager | A Project Controlling License | Enables permissions to use the Application |
| RM_Project_Planning | Budget Planning | A Project Planning License | Enables permissions to use the Application |
| RM_Project_Template_Editor | Template Editor | A Project Template Editor License | Enables permissions to use the Application |
| RM_Project_Tree | Project Tree | A Project Tree License | Enables permissions to use the Application |
| RM_Resource_Allocation | Resource Allocation (in development) | A Resource Allocation License | Enables permissions to use the Application |
| RM_Resource_Planning | Resource Planing | A Resource Planning License | Enables permissions to use the Application |
| RM_Sales_Assistant | Sales Assistant | A Sales Assistant License | Enables permissions to use the Application |
| RM_Skill_Management | Resource Assignment | A Skill Management License | Enables permissions to use the Application |
| RM_Time_Tracking | Tracking Application | A Time Tracking License | Enables permissions to use the Application |
| RM_Time_Tracking_Approval | Approval Manager | A Time Tracking Approval License | Enables permissions to use the Application |
| RM_Time_Tracking_Manager | Tracking Manager | A Time Tracking Manager License | Enables permissions to use the Application |
| RM_Workload | Workload | A Workload License | Enables permissions to use the Application |
Für den Allgemeinen Zugriff auf die neuen Entitäten und Funktionen wird empfohlen den Mitarbeitern im System die Sicherheitsrolle des "RM Employee/Mitarbeiter" zuzuweisen. Hiermit ist ein allgemeiner Zugriff auf die Leistungserfassung im System möglich.
Für das Verwalten der einzelnen Mitarbeiter wird neben der Mitarbeiterrolle ebenfalls die Rolle des Personalverwalters benötigt.
Dieser ist für das anlegen und pflegen der Mitarbeiter zuständig und hat Zugriffe auf interne Kostensätze und Arbeitszeitmodelle.
Die Sicherheitsrolle "RM - Personalmanager/Personalverwalter" wird hierzu benötigt.
Für das Verwalten von Projekten und deren Ressourcen wird zusätzlich die Rolle des Projektmanagers benötigt welche über die Sicherheitsrolle des "RM - Projectmanager/Projektverwalter" eingestellt wird. Mit dieser Rolle ist es möglich Projekte zu erstellen und zu verwalten.
Hierzu wird ein zusätzliches Projekt-Formular freigeschaltet welche das Bearbeiten von Projekten ermöglicht. Ist diese Rolle dem CRM-Benutzer nicht zugewiesen, besteht keine Möglichkeit Projekte zu verändern, sondern diese Mitarbeiter haben lediglich zugriff auf die Informationen eines Projektes.
Für die erstellung von Rechnungen (kurz Rechnungsstellung) wird zusätzlich die Rolle des Rechnungsstellers benötigt. Diese wird über die Sicherheitsrolle des "RM - Invoicing/Rechnungsstellung" freigeschaltet. Mit dieser Rolle ist es möglich Rechnungen im System zu erstellen.
Bevor Rechnungen erstellt werden können, müssen die Erfassten Leistungen der Mitarbeiter vom Projektmanager geprüft und genehmigt werden.
Diese Genehmigung geschieht vom einzelnen Projektmanager angewandt auf die Porjekte, welche von ihm betreut werden oder können zentral freigeschaltet werden. Für das zentrale verwalten der Erfassten Leistungen für die Rechnungsstellung kann die Rolle des Aktivitätenverwalters bereitgestellt werden. Dafür wird die Sicherheitsrolle des "RM - Activitymanager/AKV" verwendet.
Für das zentrale erfassen von Leistungen oder verwalten wird eine zusätzliche Sicherheitsrolle benötigt. Mit dem Freischalten dieser Funktion können die Berechtigten Mitarbeiter Zeiten für anderen Mitarbeiter Buchen, Ändern oder Einsehen.
Hierfür wird die Sicherheitsrolle des "RM - Bookingmanager/Buchungsverwalter" benötigt.
In CRM können Prozesse (Workflows) nur vom Besitzer angepasst werden. Beim aktualisieren eines Prozesses mittels Update einer CRM-Lösung deaktiviert CRM diesen, damit er überschrieben werden kann. Damit ein Prozess deaktiviert werden kann muss jedoch der angemeldete Benutzer dessen Besitzer sein.
Vor dem aktualisieren der proRM Lösungen müssen alle Prozesse im CRM-System, welche proRM betreffen übernommen werden. Dies ist notwendig um das Update erfolgreich einspielen zu können. Hierzu alle Prozesse im System unter: "Einstellungen->Prozess Center->Prozesse" anzeigen lassen und dem eigenen Benutzer zuweisen.
Alle Updates für proRM werden als CRM-Lösung bereitgestellt und können einfach importiert werden. Zu beachten ist, dass bei der Deinstallation von proRM alle erstellten Datensätze entfernt werden. Somit sollten bestehende Systeme nur aktualisiert werden, ohne die Lösungen zuvor zu deinstallieren, um die Daten zu erhalten.
Nach dem laden der Lösungen werden diese nach und nach beginnend mit dem proRM 2013 Basic Modul installiert. Zu beachten ist dass diese in umgekehrter Reihenfolge deinstalliert werden müssen, sollte proRM nicht mehr benötigt werden.
Damit die Lösungen ohne Probleme installiert werden können werden folgende Dinge benötigt:
Beim Aktualisieren einer bereits installierten proRM-Installation gibt es einiges zu beachten. Damit alle Änderungen auch wirklich angewandt werden können, müssen die Updates mittels "Überschreiben" eingespielt werden. Wichitg sind auch die Rechte und die Besitzer der proRM-Prozesse, da diese nur vom Besitzer aktualisiert werden können.
Damit eine bestehende Installation aktualisiert werden kann werden folgende Dinge benötigt:
Deinstallation von proRM
Um proRM zu deinstallieren, gehen Sie in die Einstellungen unter Lösungen und löschen Sie proRM. Bitte beachten Sie, dass bei der Deinstallation von proRM alle proRM Daten verloren gehen. Wenn Sie ein Update durchführen möchten, ist eine Deinstallation nicht notwendig.
